NOTICE PURSUANT TO SECTION 7 OF THE PERSONAL DATA PROTECTION ACT 2010
1. Collection of Personal Data
1.1 This Personal Data Notice is issued to all our existing and prospective shareholders, investors, purchasers, tenants, users and other data subjects pursuant to the coming into force of the Personal Data Protection Act 2010 on 15th November 2013.
1.2 In the course of your dealings with us, we have collected and/or will be collecting and processing your personal information (“Personal Data”) to enable us to enter into commercial transactions and/or for us to keep you updated of our projects, products, and services.
1.3 We treat and view the maintenance and processing of your Personal Data with utmost importance.
2. Personal Data
2.1 The Personal Data will include information such as your name, date of birth, identity card number, passport number, address, gender, race, nationality, marital status, employer, income range, type of loans applied for in relation to the purchaser of property, email contact information and such other relevant information to enable us to provide you our services and products.
3. Purpose of Collection of Personal Data
3.1 The Personal Data has been and/or will be collected and processed by us for the following purposes:
(a) the delivery of company reports, newsletters and other investor relations information to you;
(b) pamphlets, brochures, flyers, mails, leaflets and other advertising and promotional materials regarding our projects, products and/or services to you, which delivery may be via email, mail, fax, or hand delivery to you;
(c) to alert and recommend properties to you (if any);
(d) the maintenance and upkeep of shareholder’s, investor’s, tenant’s, customer’s and purchaser’s records;
(e) marketing and client/tenant profiling activities regarding our latest projects, products and/or services;
(f) execution of necessary agreement and/or contract for our projects, products and/or services with you;
(g) credit assessment, financial and background check as and when deemed necessary;
(h) security and fraud prevention;
(i) statistical analysis;
(j) our branding, communications and corporate affairs, which include publication in our printed materials, website and/or other electronic media;
(k) to be used for internal record keeping and our corporate governance;
(l) ensuring compliance with and to make disclosure under any applicable law, regulation, direction, court order, by laws, guidelines and/or codes applicable to us;
(m) any subsequent commercial transactions in relation to our projects, products and/or services; and
(n) vacant possession, hand over of keys, property/estate management, customer care and/or defect rectification works;
(o) any other purposes related to our business.
4. Rights of Access and Correction
4.1 You may at any time after the submission of the Personal Data to us, submit your request for access to your personal data with us if:
(a) you require access to make corrections to your Personal Data in our records in the event the information is inaccurate, misleading, out-of-date or incomplete;
(b) you require access to verify your Personal Data in our records;
(c) you request that your Personal Data shall only be kept for the fulfilment of the purpose of the collection of such information.
4.2 You may make all such request to access through:
Attention : UOA Care – Head of Department
Company : UOA Development Bhd
Department : UOA Care
Address : UOA Corporate Tower
Lobby A, Avenue 10, The Vertical
Bangsar South City
No. 8, Jalan Kerinchi
59200 Kuala Lumpur, Malaysia
Telephone No. : 1300 88 6668 (Malaysia) or +603 2245 9192 (International)
E-mail : uoacare@uoa.com.my
Fax : +603 2245 9198
4.3 Any personal data retained by us shall be destroyed and/or deleted from our records and system in accordance with our retention policy in the event such data is no longer required for the purposes set out in Section 3.1 above.
4.4 For the avoidance of doubt, we and our directors, management, employees, authorised officers or agents will not be responsible for any personal data submitted by you to us that is inaccurate, misleading, incomplete or not updated, or entered into our system incorrectly due to human error.
5. Disclosure of Personal Data
The Personal Data provided to us will be kept confidential but you agree, consent and authorise us to disclose your Personal Data to the following classes of parties:
(a) any persons, government agencies, statutory authorities and/or industry regulators whom we are compelled or required to do so pursuant to any law;
(b) any associated, related and/or subsidiaries companies of UOA Development Bhd, including those incorporated in the future;
(c) our business partners and affiliates;
(d) our auditors, consultants, lawyers, accountants and/or advisors;
(e) our third party service providers, third party management companies, sub-contractors or other parties as may be deemed necessary by us to facilitate your dealings with us.
6. Consequences of Refusal/Failure to Provide Personal Data
The failure to provide the Personal Data and/or refusal or restriction on any usage may result in:
(a) the inability of parties to formalise any contract and/or agreement; and/or
(b) the inability for us to provide you with updates on our business, projects, products and/or services; and/or
(c) the inability to complete commercial transactions in relation to our projects, products and/or services; and/or
(d) the inability to comply with any applicable law, regulation, direction, court order, by laws, guidelines and/or codes applicable to us.
7. Security
7.1 Your Personal Data will be kept and processed in a secured manner. The appropriate administrative and security safeguards, policies and procedures will be implemented, as far as practicable, in accordance to the applicable laws and regulations. We will, as far as practicable, aim to prevent the unauthorised and/or unlawful processing of, and the accidental loss, destruction or damage to your Personal Data.
8. Language
In accordance to Section 7(3) Personal Data Protection Act 2010, this Notice is issued in both the national and English languages. In the event of any inconsistency, the English language version of this Notice shall prevail.
BAHASA MALAYSIA
NOTIS BERIKUTAN SEKSYEN 7 AKTA PERLINDUNGAN DATA PERIBADI 2010
1. Pengumpulan Data Peribadi
1.1 Notis Data Peribadi ini dikeluarkan kepada semua pemegang saham, pelabur, pembeli, dan subjek data kami yang sedia ada dan bakal berikutan penguatkuasaan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 pada 15hb November 2013.
1.2 Dalam berurusan dengan kami, kami telah mengumpul dan/atau akan mengumpul dan memproses maklumat peribadi anda (“Data Peribadi”) untuk membolehkan kami memasuki transaksi-transaksi komersial dan/atau untuk kami memaklumkan kepada anda berkenaan projek-projek, produk-produk dan servis-servis terkini kami.
1.3 Kami menganggap dan memandang pemeliharaan dan pemprosesan Data Peribadi anda dengan penuh kepentingan.
2. Data Peribadi
2.1 Data Peribadi tersebut adalah termasuk maklumat seperti nama, tarikh lahir, nombor kad pengenalan, nombor pasport, alamat, jantina, bangsa, kewarganegaraan, status perkahwinan, majikan, julat pendapatan, jenis pinjaman yang dipohon berhubung dengan pembelian harta, maklumat perhubungan e-mel dan maklumat lain yang berkaitan untuk membolehkan kami memberikan anda perkhidmatan and produk kami.
3. Tujuan Pengumpulan Data Peribadi
3.1 Data Peribadi tersebut telah dan/atau akan dikumpul dan diproses oleh kami untuk tujuan-tujuan berikut:
(a) penghantaran laporan dan surat berita syarikat dan informasi hubungan pelabur yang lain kepada anda;
(b) penghantaran risalah, surat sebaran, mel dan bahan-bahan pengiklanan dan promosi yang lain berhubungan dengan projek-projek, produk-produk dan/atau servis-servis kami kepada anda, di mana penghantaran tersebut adalah melalui e-mel, mel, faks atau serahan tangan kepada anda;
(c) memberitahu dan memberi rekomendasi hartanah kepada anda (jika ada);
(d) pemeliharaan dan penjagaan rekod-rekod pemegang-pemegang amanah, pelabur-pelabur, penyewa, pelanggan dan pembeli;
(e) pemasaran dan aktiviti-aktiviti pemprofilan pelanggan/penyewa berhubungan dengan projek-projek, produk-produk dan servis-servis terkini kami;
(f) perlaksanaan perjanjian dan/atau kontrak dengan anda berkenaan dengan projek-projek, produk-produk dan servis-servis;
(g) penilaian kredit, pemeriksaan kewangan dan latar belakang jika dan apabila difikirkan perlu;
(h) sekuriti dan pengelakan kegiatan jenayah;
(i) analisis statistik;
(j) penjenamaan, komunikasi dan hal-ehwal korporat, yang termasuk penerbitan kami dalam bahan-bahan bercetak, laman web dan/atau media elektronik;
(k) untuk penyimpanan rekod dalaman kami dan pentadbirurusan korporat kami;
(l) untuk memastikan pematuhan dan membuat pendedahan di bawah undang-undang, regulasi, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan dan/atau kanun yang terpakai berkenaan dengan kami;
(m) apa-apa transaksi komersial yang lanjut berkenaan projek-projek, produk-produk dan servis-servis kami; dan
(n) milikan kosong, penyerahan kunci, pengurusan hartanah, khidmat pelanggan dan/atau kerja pembaikan kerosakan;
(o) apa-apa tujuan yang berkenaan dengan perniagaan kami.
4. Hak Akses dan Pembetulan
4.1 Selepas memberikan Data Peribadi anda kepada kami anda mempunyai hak, untuk meminta akses kepada Data Peribadi anda di dalam rekod-rekod kami sekiranya:
(a) anda memerlukan akses untuk memperbetulkan maklumat yang tidak tepat, mengelirukan, tidak terkini atau tidak lengkap;
(b) anda memerlukan akses untuk mengesahkan Data Peribadi anda di dalam rekod-rekod kami;
(c) anda ingin meminta agar Data Peribadi anda hanya disimpan untuk mencapai tujuan pengumpulan maklumat tersebut sahaja.
4.2 Anda boleh meminta akses tersebut melalui:
Untuk Perhatian : UOA Care – Ketua
Syarikat : UOA Development Bhd
Bahagian : UOA Care
Alamat : UOA Corporate Tower
Lobby A, Avenue 10, The Vertical
Bangsar South City
No. 8, Jalan Kerinchi
59200 Kuala Lumpur, Malaysia
No. Telefon : 1300 88 6668 (Malaysia) or +603 2245 9192 (International)
E-mel : uoacare@uoa.com.my
Faks : +603 2245 9198
4.3 Data peribadi yang disimpan oleh kami akan dibinasakan dan/atau dipadam dari rekod dan sistem kami mengikut dasar pengekalan rekod kami sekiranya data tersebut tidak lagi diperlukan bagi maksud yang dinyatakan di dalam Seksyen 3.1 di atas.
4.4 Bagi mengelakkan sebarang keraguan, kami dan pihak pengarah-pengarah, pengurusan, pekerja-pekerja, pegawai-pegawai yang diberi kuasa atau ejen-ejen kami tidak akan bertanggungjawab terhadap apa-apa data peribadi yang diserahkan oleh anda kepada kami yang tidak tepat, mengelirukan, tidak sempurna, tidak terkini, atau yang telah dimasukkan ke dalam sistem kami dengan tidak betul atas kesilapan manusia.
5. Pendedahan Data Peribadi
5.1 Data Peribadi tersebut yang dibekalkan kepada kami akan disimpan sulit tetapi anda bersetuju, membenarkan dan memberi kuasa kepada kami untuk mendedahkan Data Peribadi anda kepada kelas-kelas pihak seperti berikut:
(a) mana-mana orang, agensi kerajaan, pihak berkuasa berkanun dan/atau pengawal industri yang mana kami diwajib atau diperlukan untuk berbuat demikian menurut apa-apa undang-undang;
(b) syarikat-syarikat berkenaan dan/atau anak-anak syarikat UOA Development Bhd, termasuk yang diperbadankan pada masa depan;
(c) rakan-rakan dan sekutu perniagaan kami;
(d) juruaudit, pakar perunding, peguam, akauntan dan/atau penasihat kami;
(e) pembekal pihak ketiga, syarikat pengurusan pihak ketiga, subkontraktor atau pihak-pihak lain yang difikirkan perlu oleh kami untuk memudahkan perurusan anda dengan kami.
6. Akibat Keengganan/Kegagalan Membekalkan Data Peribadi
Kegagalan anda untuk membekalkan Data Peribadi mungkin akan mengakibatkan:
(a) ketidakupayaan pihak-pihak untuk melaksanakan apa-apa kontrak dan/atau perjanjian; dan/atau
(b) ketidakupayaan untuk kami membekalkan maklumat terkini berkenaan projek-projek, produk-produk dan/atau servis-servis kami; dan/atau
(c) kegagalan menyempurnakan transaksi-transaksi komersial berkenaan projek-projek, produk-produk dan/atau servis-servis kami; dan/atau
(d) kegagalan untuk mematuhi apa-apa undang-undang, regulasi, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan dan/atau kanun yang terpakai terhadap kami.
7. Kawalan
Data Peribadi anda akan disimpan dan diproses dalam cara yang selamat. Kawalan-kawalan, polisi-polisi dan langkah-langkah pentadbiran dan keselamatan yang sesuai akan dilaksanakan, sejauh yang mana dapat dilakukan, selaras dengan undang-undang dan peraturan yang terpakai. Kami akan, sejauh yang mana dapat dilakukan, berusaha bagi tujuan mengelakkan pemprosesan yang tidak dibenarkan dan/atau melanggar undang-undang, dan kehilangan, kemusnahan atau kerosakan yang tidak disengajakan terhadap Data Peribadi anda.
8. Bahasa
Menurut Seksyen 7(3) Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, Notis ini dikeluarkan dalam kedua-dua bahasa kebangsaan dan Inggeris. Di dalam keadaan mana terdapat ketidakseragaman, versi Bahasa Inggeris Notis ini hendaklah digunapakai.
